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智能物品文件交换柜

办事单位智能文件受理交换柜,实现文件灵活交换,便民利民。

自助服务“智能文件交换柜”的使用特点

1.24小时自助操作,材料随时提交,审批结果随时领取

2.无需在实体窗口排队等待,提高办事效率

3.疫情防控期间实现“零接触”办事,降低感染风险

产品可按需定制

 

针对取件柜有以下角色:

角色

说明

鉴权

拥有的权限

数量

管理员

管理取件柜:投递员、文件、系统等

管理员账号登陆

管理投递员、管理文件等

1

投递员

投递取出文件

投递员账号登陆

投递、查看文件、回收已存件

多个

取件人

取件码取件

无需登陆

凭取件码取件

无限制


一、    使用流程描述

1.  存件流程:

政务中心人员(以下简称投递员)使用软件供应商系统将一个或者多个待存文件打印条码(使用唯一的文件编号打印条码或者二维码),并把条码或者二维码贴到对应的文件上,投递员到取件柜使用预先设置好的投递员账号密码登录,扫码时取件柜推送文件条码信息到软件供应商系统,软件供应商系统检查文件条码是否合法,合法则取件柜自动分配格口并打开格口,存件成功后,取件柜推送信息(投递员账号、唯一的文件编号、柜号、格口号、由取件柜生成的取件码、存件时间)到软件供应商系统,软件供应商系统推送取件短信给取件人。

2.  取件流程(正常)

取件人在规定时间内输入取件码取件成功(取件成功后推送 唯一的文件编号、柜号、格口号、由取件柜生成的取件码、取件时间至软件供应商系统).

3.  取件流程(超时)

若超过取件的规定时间仍未取件,取件柜根据本地根据配置(例如5天)标记为逾期件,但是取件码在投递员回收文件前一直有效。软件供应商系统根据软件供应商系统的配置判断已存文件是否过期;投递员可在软件供应商系统中查看是否逾期,或者使用账号密码到取件柜登录,查看该人员存入的文件状态(包括逾期件);但是想要回收逾期件,则需要到取件柜凭账号密码登录后可以进入回收界面,该界面列出登录人存放的逾期的文件,点击想要回收的文件,取件柜开门进行回收,回收开门时向软件供应商系统推送回收信息(投递员账号、唯一的文件编号、柜号、格口号、回收时间)。软件供应商系统更新文件为已回收的状态,同时给取件人发短信(您的xx证件已经x天未领取,请尽快到到政务中心xx窗口领取)。

 

4.  异常件处理

如果遇到某个件无法取出,例如在取件人取件时取件码未失效,但是无法打开,联系管理员,管理员在取件柜上使用管理员身份去取件,同取件柜时向软件供应商系统推送回收信息(管理员账号、唯一的文件编号、柜号、格口号、回收时间)。软件供应商系统更新文件为已领取的状态,同时给取件人发短信(您已领取xx证件)。